Обязательным документом, который заполняется экспертом, осматривающим легковой автомобиль при продаже на японских аукционах, считается аукционный лист. В этом документе детально описывается состояние автомобиля, его опции и комплектация, указываются все дефекты, вплоть до наиболее мелких, а также выставляется соответствующая аукционная оценка.
Большинство из проводимых автомобильных аукционов должны иметь свои системы оценок. Расшифровать аукционный лист достаточно трудно. Одни аукционы определяют техническое состояние машины по пятибалльной шкале и при помощи буквенных обозначений. Другие оценивают по шестибалльной шкале. Некоторые небольшие аукционы вообще не делают оценок. В определённых случаях ввиду разницы в системах оценки машина, получившая на одном аукционе двойку, на другом может получить оценку 4 или 4,5.
С целью подробной и правильной расшифровки аукционного листа необходимо обращаться к сотрудникам официального представительства. В настоящее время в Японии разрабатывается и пробно внедряется оптимальная девятибалльная система оценки транспортного средства для всех аукционов.
Для чего нужны такие системы оценок? В первую очередь они применяются потому, что на японских аукционах продаётся огромное количество автомобилей (от пятисот до десятков тысяч). По этой причине в ходе проведения торгов дилер не может осмотреть каждую приобретаемую машину. Правильно расшифровывая аукционный лист, в котором прописаны все технические характеристики машины, дилер сможет без проблем принять решение о приобретении того или иного автомобиля или отказа от этого мероприятия.
В то же время аукционные эксперты стараются быть всегда предельно объективными во время оформления листа, ввиду того, что завышенные оценки и характеристики могут только подорвать доверие различных автодилеров к таким аукционам. Такие жесткие меры могут привести к заниженной оценке автомобиля.